Больничные для ИП и сотрудников: документы и взносы

С 1 января 2022 года электронные листки нетрудоспособности и прямые выплаты СФР касаются всех работодателей, их сотрудников и ИП с работниками, а бумажный больничный стал исключением. Работнику обычно не нужно приносить справку из поликлиники: работодателю понадобятся сведения для выплаты, а самому предпринимателю — правильно оформить страховые взносы и передать данные в систему.

Кто и за что платит при болезни сотрудника

Больничное пособие складывается из двух частей. Первые три календарных дня болезни самого сотрудника оплачивает работодатель. Начиная с четвертого дня пособие выплачивает Социальный фонд России. Если больничный выдан для ухода за ребенком или другим членом семьи, пособие обычно финансируется СФР с первого дня.

Это не означает, что компания перечисляет отдельный «взнос на каждый больничный». Работодатель платит обязательные страховые взносы с выплат сотрудникам в общем порядке. В составе единого тарифа учитывается страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Отдельно уплачиваются взносы на травматизм — их порядок зависит от вида деятельности и класса профессионального риска.

Электронный больничный меняет не право на пособие, а маршрут документов: вместо бумажного листка работодатель получает сведения из информационной системы СФР.

[1] Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) — цифровая запись о болезни, которую медицинская организация оформляет в государственной информационной системе. Номер ЭЛН и сведения о его закрытии используются для расчета пособия.

Какие документы нужны сотруднику

Сотрудник должен сообщить работодателю о болезни и проверить, что у работодателя есть его актуальные данные. Сам ЭЛН организация обычно запрашивает в СФР самостоятельно. На практике бухгалтерии могут понадобиться:

• фамилия, имя и отчество, дата рождения, СНИЛС;
• номер электронного листка, если его выдали или сотрудник получил его в медицинской организации;
• сведения для перечисления денег, если работодатель или СФР еще не располагает ими либо они изменились;
• заявление или согласие на передачу реквизитов — если такой внутренний документ используется у работодателя;
• документы о стаже и заработке у прежних работодателей, если нужные сведения отсутствуют в системе или их требуется уточнить.

Список может отличаться в зависимости от ситуации. Например, для пособия по уходу за ребенком потребуются сведения о ребенке, а при совместительстве важно сообщить, где сотрудник хочет получать пособие и какие работодатели участвуют в расчете.

Что проверить после открытия ЭЛН

Попросите медицинскую организацию проверить паспортные данные и СНИЛС. Ошибка в идентификаторах может задержать получение сведений работодателем. После закрытия больничного сообщите бухгалтерии номер ЭЛН и дату закрытия, если компания не получает уведомление автоматически.

Если врач продлил больничный, закрытый ранее ЭЛН может быть заменен или продолжен новым документом. Не передавайте бухгалтерии фотографию экрана вместо официальных сведений: она помогает найти номер, но не заменяет данные из системы.

Что обязан сделать работодатель

Работодатель получает сведения об ЭЛН через систему СФР, рассчитывает свою часть пособия и передает фонду данные для выплаты. Для расчета обычно нужны сведения о страховом стаже, заработке и периоде освобождения от работы. Если данных не хватает, бухгалтерия вправе запросить их у сотрудника.

1. Получить сведения об ЭЛН. Проверьте СНИЛС, даты болезни, причину нетрудоспособности и признак первичного или продолженного листка. Сделать это нужно после появления документа в системе и до расчета зарплаты.
2. Запросить недостающие данные. Если изменились банковские реквизиты, фамилия или адрес, получите от сотрудника актуальную информацию до передачи сведений в СФР.
3. Рассчитать пособие. Учитываются страховой стаж, средний заработок и ограничения, которые зависят от вида больничного. Для ухода за ребенком действуют отдельные правила.
4. Передать сведения в СФР. Сделайте это в срок, установленный правилами информационного обмена, не откладывая до следующего месяца. При запросе фонда исправьте ошибки и отправьте сведения повторно.
5. Оплатить первые три дня болезни. Деньги перечисляют в ближайший установленный день выплаты зарплаты после назначения пособия. Часть за счет СФР фонд перечисляет по своим правилам на основании полученных данных.
6. Отразить выплаты и взносы в отчетности. Расчет по страховым взносам подается ежеквартально. Срок и формат нужно проверить в актуальном календаре на сайте ФНС, особенно если на отчетную дату приходится выходной.

Для назначения пособия работодателю обычно отводится 10 календарных дней после получения полного комплекта сведений. Если платит СФР, срок назначения и перечисления зависит от того, когда фонд получил корректные данные. При неполном комплекте срок фактически сдвигается до устранения ошибки.

Что меняется для ИП

У ИП есть две разные ситуации. Если предприниматель нанимает сотрудников, он становится работодателем: начисляет зарплату, платит страховые взносы, передает сведения по больничным и оплачивает первые три дня болезни сотрудника за свой счет.

Если ИП болеет сам, его право на пособие зависит от участия в обязательном социальном страховании. Фиксированные взносы ИП за себя на пенсионное и медицинское страхование сами по себе не означают, что предприниматель получит пособие по временной нетрудоспособности.

ИП может вступить в добровольные отношения по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Для этого подают заявление в СФР и платят добровольный взнос в установленный срок. Правила, расчет суммы и срок уплаты меняются, поэтому перед оформлением проверьте актуальные условия на sfr.gov.ru и в личном кабинете предпринимателя.

Какие документы хранить ИП

• заявление о добровольном страховании, если предприниматель страхуется за себя;
• подтверждение уплаты добровольного взноса;
• сведения об ЭЛН и документы, на основании которых назначалось пособие;
• расчет страховых взносов и подтверждение их перечисления;
• переписку с СФР об исправлении ошибок или запросе дополнительных документов.

Сроки платежей и отчетности

Срок обязательного платежа по страховым взносам и срок сдачи расчета могут переноситься, если крайняя дата приходится на выходной или праздник. Точную дату на конкретный месяц сверяйте в календаре налогоплательщика на nalog.gov.ru. Не ориентируйтесь на прошлогодний бухгалтерский календарь.

Типичные ошибки и ответственность

Неверный СНИЛС или банковские реквизиты

Из-за ошибки СФР не сопоставит ЭЛН с работником или не сможет перечислить пособие. Зафиксируйте дату исправления, повторно отправьте сведения и сохраните подтверждение. Фиксированного штрафа за любую ошибку в больничном нет, но задержка выплаты и переплата могут потребовать разбирательства с сотрудником и фондом.

Просрочка расчета по страховым взносам

За непредставление расчета по страховым взносам применяется штраф в размере 5% не уплаченной в срок суммы, указанной в расчете, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Штраф не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30% такой суммы. Если в конкретной ситуации расчет нулевой или есть другие основания для ответственности, последствия нужно проверять по действующей редакции Налогового кодекса.

Просрочка или неполная уплата взносов

Помимо недоимки, начисляются пени. Их размер зависит от периода просрочки и действующих правил расчета. Не подменяйте исправление отчета простым платежом: сначала проверьте, правильно ли отражены база, тарифы, льготы и начисления.

Оплата больничного без проверки статуса ЭЛН

Работодатель может получить документ, который еще не закрыт, отменен или продолжен другим листком. Перед расчетом проверьте финальный статус в системе. Если пособие уже выплачено ошибочно, порядок исправления зависит от причины и того, была ли вина работника.

Практический чек-лист перед закрытием месяца

• сверьте список сотрудников с открытыми и закрытыми ЭЛН;
• проверьте персональные данные и реквизиты получателей;
• отдельно выделите больничные самого сотрудника и больничные по уходу;
• рассчитайте первые три дня болезни за счет работодателя;
• проверьте сроки передачи сведений в СФР;
• сопоставьте начисления с расчетом по страховым взносам;
• сохраните протоколы отправки и уведомления об успешном приеме.

Если сотрудник работает у нескольких работодателей, недавно сменил место работы или получает пособие по уходу за ребенком, стандартный расчет может не подойти. В таких случаях сначала соберите сведения о доходах и местах работы, затем уточните порядок в СФР или у специалиста по расчету зарплаты.

Коротко

Сотруднику обычно достаточно сообщить работодателю о болезни, проверить данные ЭЛН и передать актуальные реквизиты. Работодатель отвечает за первые три дня болезни, обмен с СФР, отчетность и обязательные взносы. ИП без работников получает пособие за себя только при наличии соответствующего страхования, а актуальные суммы и сроки добровольных платежей нужно сверять на сайте СФР.