Акт с исполнителем: как оформить работу и не ошибиться

Правила работы с самозанятыми действуют с 1 января 2019 года и касаются ИП и компаний, которые заказывают у плательщика НПД услуги, работы или результат интеллектуального труда. Акт выполненных работ подписывают по условиям договора, а налоговый чек самозанятый формирует отдельно: именно чек подтверждает расчёт для НПД, но не заменяет документы о приёмке результата.

Нужен ли акт с самозанятым

Универсального требования подписывать акт по каждому договору с самозанятым нет. Обязанность возникает из условий договора и характера работы. Если стороны договорились, что результат принимается актом, без него заказчику будет сложнее доказать, что работа выполнена и принята.

Для разовой консультации или небольшой услуги стороны иногда ограничиваются договором и чеком. Но такой вариант подходит только тогда, когда в договоре понятно описаны услуга, её результат, стоимость и порядок подтверждения выполнения. Для разработки сайта, ремонта, дизайна, настройки рекламы, обучения или регулярного обслуживания акт обычно полезен: он фиксирует, что именно передал исполнитель и какие претензии были на дату подписания.

Акт отвечает на вопрос «что принял заказчик», а чек — на вопрос «какой доход получил самозанятый и когда».

Чем акт отличается от чека

Акт — первичный документ о выполнении работ или оказании услуг. Его содержание и форма зависят от договора и требований к документообороту заказчика.

Чек НПД — документ, который самозанятый формирует в приложении «Мой налог» или через уполномоченного оператора. В нём указывают наименование услуги или работы, сумму, дату расчёта и данные заказчика, если тот является организацией или ИП.

Акт не освобождает самозанятого от обязанности выдать чек. И чек не доказывает сам по себе, что заказчик получил качественный результат. Если договор предусматривает акт, нужны оба документа.

Как оформить работу по шагам

1. До подписания договора проверьте статус исполнителя. Попросите документ, подтверждающий статус исполнителя, или проверьте его через официальный сервис. Сохраните результат проверки и дату, на которую он сделан.
2. Опишите предмет договора. Укажите задачу, результат, формат передачи, стоимость, этапы и критерии приёмки. Формулировка «оказать консультационные услуги» слабее, чем описание темы, количества встреч и передаваемых материалов.
3. Зафиксируйте порядок приёмки. Пропишите, кто готовит акт, как его направляют, сколько дней у заказчика на подпись и как оформляются замечания. Если допускается электронный обмен, укажите согласованный канал и способ подтверждения отправки.
4. Получите результат и проверьте его. Срок проверки считают по договору. Если есть недостатки, направьте их перечень до подписания акта, а не ограничивайтесь устным сообщением в мессенджере.
5. Подпишите акт. В нём должны совпадать стороны, договор, период или дата выполнения, содержание работ, стоимость и итоговый статус: принято полностью либо с оговорками.
6. Передайте оплату и получите чек. Попросите чек в момент расчёта, а при безналичной оплате — в срок, установленный правилами НПД. Проверьте в нём сумму, дату, наименование услуги и реквизиты заказчика.
7. Сохраните комплект документов. Договор, техническое задание, переписку о передаче результата, акт, платёжное поручение и чек храните вместе. Срок хранения выбирают с учётом налогового и бухгалтерского документооборота организации или ИП.

Какие сроки указать в договоре

Закон не устанавливает один общий срок, за который заказчик обязан подписать акт с самозанятым. Этот срок стороны задают сами. На практике используют 3–10 рабочих дней после получения результата, но конкретное число должно соответствовать сложности проверки.

В договоре стоит разделить несколько дат:

• срок выполнения работы или передачи результата;
• срок проверки заказчиком;
• срок направления мотивированных замечаний;
• срок исправления недостатков;
• срок оплаты после подписания акта;
• срок направления чека после получения денег.

Автоматическое правило «если заказчик молчит, акт считается подписанным» может быть предусмотрено договором, но его формулировку нужно сделать понятной: указать способ передачи результата, срок ответа и последствия бездействия. На одном только факте, что исполнитель отправил файл в мессенджере, безопасно такую конструкцию не строить.

Пример последовательности

Исполнитель передаёт результат 12 марта. Заказчик проверяет его до 17 марта включительно и либо подписывает акт, либо отправляет список замечаний. После исправления стороны подписывают новый акт или документ с отметкой о приёмке. Оплата проходит 20 марта, а чек заказчик получает в срок, предусмотренный правилами НПД и договором.

Что должно быть в акте

Форма может быть свободной, если она позволяет понять, кто, что, когда и за какую сумму принял. Для бизнеса удобнее включить в акт следующие поля:

• название документа и его номер;
• дату составления;
• ФИО самозанятого и его ИНН;
• название и реквизиты заказчика, если это компания или ИП;
• ссылку на договор и этап работы;
• описание результата, количество и единицу измерения, если они применимы;
• стоимость и отметку о том, включает ли она расходы;
• фразу о принятии результата или перечень оставшихся замечаний;
• подписи сторон либо сведения об электронном подписании.

Если исполнитель передаёт исключительные права на дизайн, текст, фотографию или код, акт лучше связать с отдельным разделом договора о правах. Сам по себе акт не всегда описывает объём передаваемых прав достаточно подробно.

Бумага, скан или электронный документ

Бумажный акт подписывают в двух экземплярах. Скан или фотография удобны для оперативного обмена, но их доказательная сила зависит от договора, переписки и возможности установить, кто направил документ и согласовал его содержание.

Для постоянной работы безопаснее заранее прописать электронный документооборот: адреса электронной почты, корпоративный мессенджер или сервис ЭДО, допустимый вид подписи и момент получения документа. Если заказчику нужен документ для бухгалтерского и налогового учёта, уточните его внутренние требования до начала работы.

Первичный документ^[1] — документ, которым оформляют факт хозяйственной операции: например, передачу результата работы или оказание услуги. Акт может быть таким документом, если содержит обязательные сведения и позволяет определить содержание операции.

Проверка самозанятого и налоговые риски

Статус самозанятого проверяют не один раз, а как минимум перед заключением договора и перед оплатой. Человек мог сняться с учёта, превысить условия применения НПД или начать получать доход, который нельзя учитывать в этом режиме. Самозанятый также не вправе применять НПД ко всем видам деятельности и ко всем контрагентам.

Особенно внимательно проверяйте отношения, похожие на трудовые: фиксированный график, постоянное рабочее место, подчинение руководителю, регулярная зарплатоподобная выплата и выполнение должностной функции. Акт и статус НПД не превращают трудовые отношения в гражданско-правовые. При переквалификации у заказчика могут возникнуть обязанности по НДФЛ, страховым взносам и представлению отчётности. Проверка налоговой не исключена даже при наличии подписанного акта.

Не просите самозанятого «пробить чек потом» и не заменяйте оплату переводом третьему лицу. В платёжном назначении указывайте договор и услугу, а сумму сверяйте с актом и чеком.

Типичные ошибки и ответственность

Самая частая ошибка — считать акт заменой чека. Для плательщика НПД нарушение срока или порядка формирования чека может повлечь штраф: 20% от суммы расчёта, а при повторном нарушении в течение шести месяцев — 100% суммы. Конкретную квалификацию и актуальную редакцию нормы нужно проверять по Налоговому кодексу и разъяснениям ФНС.

У заказчика нет универсального штрафа только за отсутствие акта с самозанятым. Риск другой: без акта и иных подтверждений организации будет труднее обосновать расходы, факт получения услуги и деловую цель платежа. Последствия зависят от режима налогообложения, характера операции, условий договора и документов, которые удалось собрать.

Ошибки, которые чаще всего создают проблемы:

• в акте нет описания результата, а в договоре — понятного задания;
• акт подписан датой, когда работа ещё не передана;
• в чеке указана одна услуга, а в акте — другая;
• проверили статус НПД только при заключении договора;
• оплатили физическому лицу, которое не указано исполнителем;
• использовали регулярные акты вместо оформления реальных этапов работы;
• не сохранили замечания и доказательства передачи результата.

Что сделать заказчику перед закрытием месяца

Соберите реестр договоров с самозанятыми и отметьте по каждому исполнителю дату проверки статуса, сумму и дату оплаты, наличие акта и чека. Если документы расходятся, сначала запросите исправление у исполнителя, а не подставляйте новую дату самостоятельно.

Если акт ещё не подписан, не оформляйте его задним числом без фактической передачи результата. Запросите документ у исполнителя, зафиксируйте дату получения и соблюдите договорный порядок замечаний. Точные правила по чеку, допустимым способам электронного обмена и налоговому учёту сверяйте на сайте ФНС о налоге на профессиональный доход и в личном кабинете налогоплательщика.

Материал не заменяет консультацию бухгалтера или юриста. Порядок оформления может отличаться в зависимости от договора, региона, вида работы и статуса заказчика.