Акт с исполнителем: какие документы нужны заказчику

Если вы ИП или компания и принимаете работу самозанятого, правила подтверждения расходов действуют с 1 января 2019 года — даты запуска налога на профессиональный доход. Для налоговой главный документ здесь не акт, а чек из приложения «Мой налог»: без него заказчику сложнее подтвердить расходы и отсутствие обязанности удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Нужен ли акт выполненных работ с самозанятым

Сам по себе статус самозанятого не обязывает стороны подписывать акт. Закон о налоге на профессиональный доход требует оформить расчёт и передать заказчику чек. Акт появляется по другой причине: его могут предусматривать договор, техническое задание, внутренние правила компании или характер услуги.

Например, для разовой консультации заказчику может хватить договора и чека. Для разработки сайта, ремонта, маркетингового сопровождения или работы по этапам акт удобнее: он фиксирует, что именно принято, когда это произошло и есть ли претензии к результату.

Акт подтверждает выполнение работы между сторонами, а чек подтверждает расчёт исполнителя. Один документ не заменяет другой.

Электронный чек — документ, который исполнитель формирует в разрешённом сервисе и передаёт заказчику после получения оплаты.

Какие документы собрать заказчику

Комплект зависит от сделки, но для безопасного оформления обычно нужны пять позиций.

• Договор. В нём указывают предмет, результат, цену, сроки, порядок приёмки и оплаты. Не называйте исполнителя работником и не включайте в договор признаки трудовых отношений: фиксированный график, подчинение правилам внутреннего распорядка, постоянное рабочее место и оплату за процесс вместо результата.
• Техническое задание или спецификация. Оно нужно, если из договора непонятно, что именно должен сделать исполнитель. Для дизайна это могут быть макеты и форматы файлов, для разработки — перечень функций, для ремонта — объём и материалы.
• Акт выполненных работ или оказанных услуг. Подписывайте его, если он предусмотрен договором, нужен для внутреннего учёта или стороны хотят зафиксировать приёмку результата. В акте указывают период, перечень работ, стоимость и отсутствие либо наличие претензий.
• Чек самозанятого. Проверьте ФИО исполнителя, его ИНН, дату расчёта, сумму, описание услуги и данные заказчика. Для организации или ИП особенно важно, чтобы в чеке были указаны правильные реквизиты заказчика.
• Подтверждение оплаты. Сохраните платёжное поручение, банковскую выписку, квитанцию или иной документ, из которого видно, кому и за что перечислены деньги.

Паспорт самозанятого, копия свидетельства о постановке на учёт и справка о доходах обычно не нужны. Статус можно проверить самостоятельно по ИНН и дате через сервис ФНС. Скриншот проверки стоит сохранить в папке по договору, особенно если сумма существенная или исполнитель новый.

Когда самозанятый должен выдать чек

Чек формирует исполнитель, но заказчику важно контролировать его получение. При наличной оплате или оплате картой чек выдают в момент расчёта. При безналичном переводе от организации или ИП он обычно должен появиться не позднее девятого числа месяца, следующего за месяцем, в котором получена оплата. Если есть аванс, чек оформляют на аванс, а при окончательном расчёте — на оставшуюся сумму.

Попросите прислать чек сразу после оплаты, а не через несколько месяцев. Сохраните оригинальную ссылку или PDF, а не только фотографию экрана: так проще подтвердить реквизиты и факт выдачи документа.

Акт и чек: что подтверждает каждый документ

Пошаговый порядок для ИП и компании

1. До начала работ проверьте статус. Найдите исполнителя в сервисе ФНС по ИНН. Зафиксируйте дату проверки и убедитесь, что договор заключает именно тот человек, который будет выдавать чек.
2. До передачи задания подпишите договор. Пропишите результат, цену, сроки, порядок исправлений и момент приёмки. Если работа состоит из этапов, укажите отдельные сроки и стоимость каждого.
3. До оплаты согласуйте акт. Решите, будет ли акт обязательным, кто и в какой срок его подписывает, как направляются замечания. Электронный обмен допустим, если стороны могут подтвердить, кто подписал документ и когда.
4. В день оплаты запросите чек. Проверьте сумму, дату, описание услуги и реквизиты заказчика. При ошибке попросите самозанятого аннулировать некорректный чек и сформировать новый.
5. После завершения работы подпишите акт в срок из договора. Если есть замечания, перечислите их письменно и укажите срок исправления. Не подписывайте акт «для порядка», если результат фактически не передан.
6. Сохраните комплект вместе. Договор, задание, акт, чек, переписку о приёмке и платёжное поручение должны относиться к одной сделке и совпадать по суммам и датам.

Когда заказчик не может просто принять чек

Проверьте, не скрывается ли за договором обычная трудовая работа. Если человек постоянно работает под управлением компании, получает задания по графику, пользуется рабочим местом и оборудованием заказчика, а оплата похожа на зарплату, одной формулировки «услуги» недостаточно. При переквалификации отношений могут возникнуть вопросы по НДФЛ, страховым взносам, трудовым гарантиям и отчётности.

Отдельное ограничение действует для выплат нынешнему работодателю и бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Такие доходы не относятся к доходам от самостоятельной деятельности для целей НПД. Заказчику в этой ситуации нужно оценить обязанности налогового агента и по страховым взносам, а не полагаться только на чек.

Риск есть и тогда, когда самозанятый снялся с учёта, но продолжает работать. Статус проверяют не один раз, а перед заключением договора и при последующих значимых выплатах. Для длительного проекта полезно повторить проверку перед оплатой каждого этапа.

Типичные ошибки и штрафы

• Заказчик принимает акт без чека. Акт не подтверждает выдачу чека и сам по себе не доказывает, что исполнитель применял НПД в момент расчёта. Расход могут попросить обосновать дополнительно, а налоговый статус придётся устанавливать отдельно.
• В чеке ошиблись в ИНН или сумме. Такой документ нельзя оставлять как есть. Попросите аннулировать его и выдать исправленный. Сверьте новый чек с платёжным документом.
• Самозанятый не выдал чек. За нарушение порядка и срока выдачи чека предусмотрен штраф в размере 20% суммы расчёта. Если нарушение повторится в течение шести месяцев, штраф составляет 100% суммы расчёта. Эти санкции относятся к исполнителю, но отсутствие чека создаёт налоговый риск и для заказчика.
• Оплату разбили на несколько переводов без понятного основания. В договоре и чеках должно быть ясно, за какой этап и какую услугу перечислены деньги. Иначе расходы сложнее связать с хозяйственной деятельностью.
• В договоре закрепили признаки трудовых отношений. Сам по себе акт не защищает от переквалификации. Важны реальные условия работы: кто управляет процессом, как контролируется исполнитель и за что именно он получает деньги.

Размер штрафа за невыдачу чека рассчитывают от суммы конкретного расчёта. Если чек не выдан совсем, самозанятому лучше добровольно исправить нарушение и сформировать документ, но это не отменяет возможную ответственность за просрочку.

Что положить в папку по договору

Минимальный практический комплект для одной сделки выглядит так: договор, техническое задание, подтверждение проверки статуса, акт приёмки при его использовании, чек на каждую оплату и банковский документ. Если работа менялась по переписке, сохраните согласованные сообщения или дополнительное соглашение.

Не требуйте от самозанятого акт вместо чека и не платите только после получения «справки о доходах». Для налогового учёта важны реальные условия сделки, корректный чек и доказуемая оплата. Акт нужен там, где он помогает подтвердить результат, но не заменяет остальные документы.