Эквайринг: когда учитывать выручку и что проверить

Кого касается порядок учёта эквайринга

Правило касается ИП и организаций на УСН, которые принимают оплату картой или другим способом через эквайринг: доход нужно учитывать на дату поступления денег на расчётный счёт, а не на дату, когда покупатель приложил карту к терминалу. Это правило действует и в 2025 году. В учёт попадает полная сумма оплаты до удержания комиссии банка.

На практике между оплатой покупателя и зачислением денег продавцу может пройти день или несколько дней. Если смотреть только на кассовый чек или отчёт эквайера, легко отнести выручку не к тому кварталу. А если вы на УСН «доходы», комиссия банка не уменьшает налоговую базу.

Покупатель заплатил сегодня, банк перечислил завтра: для УСН ориентируйтесь на день зачисления денег, а сумму учитывайте до вычета комиссии.

Как определить дату и сумму дохода

При УСН действует кассовый метод: доход признают при фактическом поступлении денег. Для обычного эквайринга это, как правило, дата, когда банк зачислил выручку на расчётный счёт продавца. Дата покупки в отчёте терминала сама по себе не заменяет выписку банка.

Например, покупатель оплатил заказ на 10 000 рублей 30 июня. Банк перечислил деньги 1 июля, удержав комиссию 200 рублей. В учёте доход относится к третьему кварталу и составляет 10 000 рублей, а не 9 800. Если выручка поступила на счёт 30 июня, её учитывают во втором квартале, даже если отчёт эквайера сформирован позднее.

Комиссия банка — не скидка покупателю

Эквайер удерживает плату за услугу из суммы, которую перечисляет продавцу. Это не уменьшает доход от продажи: покупатель заплатил полную цену, а комиссия — отдельный расход продавца.

• На УСН «доходы» комиссия не вычитается из дохода и не уменьшает налоговую базу.
• На УСН «доходы минус расходы» комиссию можно учитывать как расход при соблюдении требований налогового учёта и наличии подтверждающих документов. Сохраните договор с банком, отчёт эквайера и банковскую выписку.
• Если банк перечисляет несколько платежей одной суммой, сверьте итог с отчётом эквайера и суммой продаж. Не записывайте в доход только чистое зачисление без анализа удержаний.

Эквайринг — услуга, которая позволяет принимать безналичную оплату картой или другим электронным способом. Банк-эквайер обрабатывает платежи и перечисляет продавцу деньги, обычно за вычетом комиссии.

Что сделать: учёт, касса и сроки

Разделите три события: покупатель оплатил покупку, вы сформировали кассовый чек, банк зачислил деньги. Для налога на УСН ключевой обычно третий момент; для кассового чека — расчёт с покупателем. Чек нельзя откладывать до того дня, когда банк перечислит выручку.

1. В день оплаты. Проверьте, что онлайн-касса сформировала чек на расчёт картой и выдала его покупателю или отправила электронно в предусмотренном законом порядке. При возврате оформите возвратный чек и сохраните подтверждение операции.
2. При поступлении денег. Сверьте зачисление по банковской выписке с отчётом эквайера. Запишите в КУДиР полную сумму продаж, относящуюся к поступлению, а комиссию отразите отдельно, если ваш режим и правила учёта позволяют признать её расходом.
3. В течение года. Ведите КУДиР и считайте авансовые платежи по УСН по итогам отчётных периодов. Общий срок уплаты аванса — не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Если дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится по правилам НК РФ.
4. По итогам года. Подайте декларацию по УСН: организации — не позднее 25 марта следующего года, ИП — не позднее 25 апреля. Итоговый налог организации обычно уплачивают не позднее 28 марта, ИП — не позднее 28 апреля. Перед платежом проверьте календарь сроков и реквизиты в личном кабинете налогоплательщика: переносы и индивидуальные обстоятельства могут повлиять на дату.
5. Перед закрытием квартала. Сверьте даты зачисления в выписке с датами записей в КУДиР. Отдельно проверьте платежи на границе квартала, возвраты и удержанные комиссии.

Сроки авансовых платежей и итогового налога приведены по общему правилу. Если у вас есть особенности учёта, реорганизация, прекращение деятельности или налоговая обязанность за другой период, проверьте актуальные сроки и порядок на nalog.gov.ru или в личном кабинете.

Что хранить для сверки

Одной банковской выписки недостаточно, если по ней нельзя восстановить, из каких продаж сложилась сумма. Храните документы, которые связывают оплату покупателя с зачислением банка:

• договор эквайринга и тарифы банка;
• отчёты эквайера с суммой операций, возвратов и комиссии;
• банковские выписки с датами зачисления;
• отчёты кассы и сведения о чеках;
• КУДиР и документы по возвратам.

Сверяйте данные регулярно, а не только перед сдачей декларации. Иначе расхождение за несколько месяцев придётся разбирать по отдельным операциям, а пропуск дохода может привести к недоимке, пеням и вопросам от налоговой.

Типичные ошибки и возможные последствия

Учитывать только сумму после комиссии

Если на счёт поступило 9 800 рублей после удержания 200 рублей, а покупатель заплатил 10 000, доход при обычном эквайринге отражают в полной сумме 10 000 рублей. Запись только чистого зачисления занижает доход. На УСН «доходы» это может привести к недоплате налога; комиссия не становится вычетом только потому, что банк удержал её автоматически.

Ориентироваться на дату чека или отчёта, а не на зачисление

Продажа в последний день квартала может попасть в следующий квартал, если деньги поступили на счёт уже после его окончания. Если включить её раньше, возникнет обратное расхождение. Сопоставляйте банковскую выписку и отчёт эквайера, особенно на стыке кварталов.

Считать, что чек можно пробить при переводе банка

Кассовый чек связан с расчётом с покупателем, а не с последующим переводом выручки эквайером. Не формируйте второй чек из-за того, что банк перечислил деньги позже: проверьте правила применения ККТ к вашей схеме расчётов и документы по операции. За нарушение правил применения ККТ возможна административная ответственность, но размер санкции зависит от состава нарушения и статуса нарушителя. Указывать одну сумму штрафа для любой ошибки было бы некорректно.

Забыть про декларацию

За несвоевременную подачу налоговой декларации предусмотрен штраф: по общему правилу он рассчитывается как процент от не уплаченной в срок суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, с установленными минимумом и максимумом. Точный расчёт зависит от обстоятельств и актуальной редакции НК РФ. Сверьте норму и сумму через официальный ресурс ФНС или консультацию специалиста, а не по старому примеру из интернета.

Короткий контрольный список

• Доход — полная сумма оплаты, а не перечисление за вычетом комиссии.
• Дата дохода при обычном эквайринге — дата зачисления денег на расчётный счёт.
• Кассовый чек оформляется при расчёте с покупателем, а не при переводе банка.
• Авансы по УСН, декларация и итоговый налог имеют разные сроки. Сверьте даты для своего налогового периода на сайте ФНС.
• Отчёт эквайера, выписка, кассовые данные и КУДиР должны сходиться по суммам и периодам.