Лимит сотрудников на патенте: как не потерять ПСН

ИП на патентной системе касается ограничение: если средняя численность наёмных работников превысит 15 человек, право на ПСН можно потерять с начала налогового периода, на который выдан патент. Контролировать показатель нужно в течение всего срока патента, а уведомить налоговую об утрате права — в течение 10 календарных дней с даты, когда возникло основание для этого.

Почему лимит считают не по людям в смене

Лимит в 15 человек — это не число сотрудников, одновременно вышедших на работу. Для ПСН важна средняя численность за налоговый период. Обычно им выступает срок действия конкретного патента, а для годового патента — календарный год.

В расчёт включают наёмных работников и исполнителей, с которыми ИП заключил гражданско-правовые договоры. Сам предприниматель в число работников не входит. При нескольких патентах нельзя рассчитывать, что у каждого будет отдельный лимит: безопаснее вести общий контроль численности по деятельности, связанной с ПСН, и отдельно проверять ситуацию при совмещении режимов.

Разовый выход за плановую численность ещё не всегда означает автоматическое превышение среднего показателя. Но если в отдельные месяцы вы наняли людей на постоянную работу, заключили несколько договоров ГПХ или перевели сотрудников из другого проекта, итоговая средняя численность может превысить порог.

Главная ошибка — считать сотрудников в день подписания договора. Для ПСН нужно заранее моделировать среднюю численность до конца всего патентного периода.

Что именно проверить в учёте

• штатных работников по трудовым договорам;
• людей, работающих по совместительству;
• исполнителей по договорам подряда и оказания услуг, если они относятся к наёмным работникам для расчёта;
• даты приёма и увольнения, а также периоды действия договоров;
• сотрудников, которых фактически используют в деятельности на ПСН при совмещении режимов.

Не переносите расчёт на конец года. Таблица с численностью по каждому месяцу помогает увидеть запас: сколько людей можно принять, не приблизившись к критической отметке, и в каком месяце нужно пересчитать прогноз.

Средняя численность — показатель, который отражает не разовое количество работников, а среднее значение за установленный период с учётом продолжительности работы людей в этом периоде.[1]

Как снизить риск до подписания нового договора

1. Определите период патента. Запишите дату его начала и окончания. Если патентов несколько, составьте отдельный календарь по каждому и общий реестр работников.
2. Соберите фактические данные. Возьмите штатное расписание, трудовые договоры, договоры ГПХ, приказы о приёме и увольнении, а также сведения о совместителях.
3. Посчитайте показатель по месяцам. Не используйте только число сотрудников на последнюю дату месяца. Учитывайте периоды, в которых человек работал часть месяца, по применяемой методике расчёта.
4. Сделайте прогноз до конца патента. Добавьте уже согласованных кандидатов и подрядчиков. Отдельно отметьте договоры, которые могут начаться раньше запланированной даты.
5. Оставьте запас. При прогнозе на 14–15 человек любое новое соглашение сначала проверьте у бухгалтера. Запас в один человек не защищает от ошибки в датах или неверной классификации договора.
6. При превышении зафиксируйте дату. Сохраните расчёт, документы и пояснение, почему показатель вырос. Затем направьте сообщение об утрате права на ПСН в налоговую в течение 10 календарных дней.
7. Пересчитайте налоги. С даты, которую налоговая и нормы НК РФ связывают с утратой ПСН, нужно определить обязательства по другому применяемому режиму — УСН, ОСН или иному режиму, если для него есть основания.

Что делать, если людей уже стало больше

Не пытайтесь исправить ситуацию задним числом формальным увольнением. Если человек продолжает работать, а договор расторгнут только на бумаге, это создаёт отдельные налоговые и трудовые риски.

Сначала зафиксируйте фактические даты и составьте расчёт средней численности. Затем проверьте, действительно ли превышен показатель за нужный период, а не только за один день. После этого подайте сообщение в ФНС через личный кабинет, оператора электронной отчётности или другим доступным способом и сохраните подтверждение отправки.

Дальше нужно определить, какой режим применялся бы без патента. Если ИП уже использует УСН, расчёт обычно ведут в рамках этого режима. Если подходящего режима нет или условия для него не соблюдены, может возникнуть обязанность считать налог по общей системе. Сроки деклараций, платежей и состав отчётности зависят от режима и конкретной ситуации, поэтому их стоит сверить в личном кабинете налогоплательщика и на сайте nalog.gov.ru.

Что можно изменить заранее

Сколько может стоить превышение

Фиксированного штрафа именно «за превышение лимита сотрудников на патенте» для всех случаев нет. Основной риск — утрата права на ПСН и пересчёт налогов по другому режиму с начала соответствующего налогового периода. К этому могут добавиться пени, если налог перечислили позже установленного срока.

Если из-за пересчёта возникла обязанность подать налоговую декларацию, а декларация просрочена, применяется ответственность за непредставление декларации: 5% не уплаченной в срок суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не менее 1 000 рублей и не более 30% этой суммы. Это правило относится к ситуации, в которой декларация действительно должна была быть представлена; оно не превращает любое превышение лимита в автоматический штраф.

Точную сумму последствий считают по доходам, расходам, региональным ставкам и режиму, который должен применяться. До подачи уведомления полезно сделать расчёт за весь затронутый период, а не только за месяц, в котором обнаружили проблему.

Типичные ошибки предпринимателей

• Считают только штат. Исполнители по гражданско-правовым договорам могут попасть в расчёт. Проверяйте не только кадровую программу, но и договоры с физическими лицами.
• Смотрят на число людей в конкретный день. Для лимита важен средний показатель за период, а не фотография штата на 31 декабря.
• Разделяют работников по патентам без проверки правил. Несколько патентов не дают права игнорировать общую численность. При совмещении режимов нужен отдельный анализ.
• Не сообщают об утрате права. На уведомление отведено 10 календарных дней с даты возникновения обстоятельства. Пропуск срока усложняет переход на другой режим и расчёт обязательств.
• Переименовывают трудовые отношения в ГПХ. Если человек работает по графику, подчиняется правилам ИП и получает постоянное задание, одно название договора не устраняет риск переквалификации.
• Не пересчитывают цену услуг. При переходе на другой режим налоговая нагрузка и объём отчётности могут вырасти. Это влияет на маржу, зарплатный бюджет и договоры с клиентами.

План контроля на весь срок патента

Назначьте одного ответственного за реестр численности. Обновляйте его при каждом приёме, увольнении и заключении договора ГПХ, а раз в месяц сверяйте с бухгалтерскими и кадровыми документами. За 30–45 дней до окончания патента пересчитайте прогноз и решите, нужен ли новый патент, другой режим или изменение структуры команды.

Если показатель приблизился к 15, не ждите требования от налоговой. Подготовьте два расчёта: при сохранении текущего состава и при найме новых людей. Так вы увидите стоимость решения до того, как подпишете договор и потеряете возможность спокойно выбрать режим.