Патент и наёмные сотрудники: чек-лист для ИП

Для ИП на патентной системе, который принимает сотрудника, новые обязанности возникают с даты допуска человека к работе: нужно оформить отношения, удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы и сдавать кадровую отчётность. Сам патент не освобождает предпринимателя от функций работодателя. До найма проверьте региональный закон о ПСН, лимит работников и срок действия патента.

Можно ли нанимать работников на патенте

Да. ИП на ПСН вправе заключать трудовые договоры и гражданско-правовые договоры с физическими лицами, если соблюдает ограничения режима. Ключевое ограничение — средняя численность наёмных работников, включая лиц по договорам гражданско-правового характера, не должна превышать 15 человек за налоговый период по патенту.

Проверять нужно не только людей, которые работают в магазине или оказывают услугу. В расчёт могут попасть сотрудники и исполнители, занятые в деятельности, переведённой на патент. Если у ИП несколько патентов или одновременно применяются другие режимы, порядок расчёта требует отдельной проверки по конкретной структуре бизнеса. При сомнениях сверяйте позицию с ФНС и региональным законом.

Патент действует только для вида деятельности и территории, указанных в нём. Работник может обслуживать несколько направлений, но это не расширяет патент на деятельность, которой в нём нет. До подписания договора сопоставьте фактическую работу, регион и вид деятельности с формулировкой патента.

Патент отвечает только на вопрос о налоге с предпринимательского дохода. За сотрудника ИП всё равно отвечает как работодатель и налоговый агент.

Что меняется после найма

Трудовой договор

Если человек подчиняется графику, получает задания предпринимателя, работает его оборудованием и регулярно получает оплату за процесс труда, безопаснее оформлять трудовые отношения. Трудовой договор заключают письменно. Если сотрудника уже допустили к работе, письменный договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней с этой даты.

В договоре указывают должность или трудовую функцию, место работы, условия оплаты, режим, гарантии и другие обязательные условия. До начала работы сотрудника знакомят с локальными правилами, проводят инструктажи и оформляют документы по охране труда, если они нужны для конкретного рабочего места.

НДФЛ

ИП становится налоговым агентом по доходам сотрудника: рассчитывает НДФЛ, удерживает его из выплаты и перечисляет в бюджет через единый налоговый платёж. Конкретные сроки зависят от даты выплаты дохода и действующего порядка перечисления. Их нужно проверять в актуальной редакции Налогового кодекса и в личном кабинете налогоплательщика.

Годовой доход работника не означает, что налог можно перечислить одним платежом в конце года. НДФЛ удерживают при фактических выплатах: с зарплаты, отпускных, больничных и других облагаемых доходов. По итогам периодов ИП сдаёт расчёт 6-НДФЛ. Перед каждой выплатой проверьте дату перечисления налога и наличие денег на едином налоговом счёте.

Страховые взносы

На выплаты по трудовому договору обычно начисляют страховые взносы. База включает зарплату, премии и другие облагаемые выплаты; для отдельных выплат действуют специальные правила. Тариф зависит от вида деятельности, статуса работника, предельной базы и возможных льгот. Не переносите ставку из старого расчёта: актуальные тарифы и условия льгот ежегодно проверяйте на nalog.gov.ru.

Взносы перечисляют в составе единого налогового платежа в установленный срок следующего месяца. Если срок приходится на выходной или праздник, применяются правила переноса. ИП также сдаёт расчёт по страховым взносам в электронной или бумажной форме в зависимости от числа застрахованных лиц.

Работник или подрядчик: что выбрать законно

Форма договора должна соответствовать реальной работе, а не желанию уменьшить отчётность. Гражданско-правовой договор подходит для конкретного результата: например, разработанного макета или выполненного ремонта. Если человек каждый день работает по графику, получает распоряжения руководителя и встроен в бизнес-процесс, подмена трудового договора договором услуг создаёт риск переквалификации.

Чек-лист: что сделать и в какие сроки

1. До допуска к работе. Проверьте патент: вид деятельности, территорию, срок действия и региональный лимит потенциального дохода. Отдельно посчитайте работников и исполнителей, которые могут учитываться для ограничения в 15 человек.
2. До начала работы или в первые три рабочих дня. Заключите письменный трудовой договор, издайте необходимые кадровые документы и ознакомьте работника с условиями труда. Не оформляйте договор задним числом.
3. При заключении и прекращении договора. Передайте сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России через форму ЕФС-1 в установленный срок. Для сведений о приёме и увольнении применяется отдельный, более короткий срок, поэтому не откладывайте отправку до квартального отчёта.
4. При каждой выплате. Рассчитайте зарплату и НДФЛ, удержите налог и проверьте срок его перечисления. Сохраните расчётные документы, платёжные поручения и подтверждение отправки.
5. Ежемесячно. Начислите страховые взносы и перечислите их через ЕНП в срок, установленный для следующего месяца. Перед отправкой проверьте сальдо единого налогового счёта.
6. Ежеквартально. Сдайте 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и соответствующие разделы ЕФС-1. Точные даты зависят от формы отчётности и переноса выходных дней, поэтому сверяйте календарь ФНС и СФР.
7. До окончания патента. Проверьте оплату патента. Если патент выдан на срок до шести месяцев, его стоимость перечисляют полностью не позднее окончания срока действия. Если патент выдан на срок от шести до двенадцати месяцев, платежи вносят частями: первую — в течение 90 календарных дней с начала действия, остаток — не позднее окончания срока. Реквизиты и актуальный порядок проверьте в личном кабинете.

Сколько стоит сотрудник для ИП на патенте

Стоимость работника — это не только сумма, которую он получает на руки. К зарплате добавляются НДФЛ, страховые взносы, отпускные, больничные в предусмотренной законом части и расходы на кадровое сопровождение. Патент не превращает эти выплаты в расходы, которые уменьшают стоимость самого патента: налог рассчитывается по правилам ПСН, а обязательства работодателя существуют отдельно.

Сотрудники могут иметь значение для уменьшения стоимости патента на страховые взносы. Правила зависят от наличия работников и конкретного порядка, установленного Налоговым кодексом. Не уменьшайте налог автоматически на всю сумму платежей: сначала проверьте ограничения и порядок уведомления налоговой.

Типичные ошибки и чем они заканчиваются

• Работник вышел без договора. За допуск к работе без оформления трудового договора для ИП предусмотрен административный штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Для должностных лиц диапазон другой, а для организаций — выше. При повторном нарушении санкции строже.
• Подрядчик фактически работает как штатный сотрудник. Инспекция или суд могут признать отношения трудовыми. Тогда придётся оформить документы, пересчитать выплаты и налоги, а также устранить нарушение.
• ИП считает только сотрудников по трудовым договорам. Для лимита ПСН могут учитываться также исполнители по гражданско-правовым договорам. Превышение ограничения может лишить права применять патент с начала налогового периода, к которому относится нарушение.
• НДФЛ перечислен с опозданием или не удержан. К налоговому агенту могут применить ответственность, включая штраф в размере 20% от суммы налога, которую нужно было удержать или перечислить, если есть состав нарушения. Итог зависит от обстоятельств и исправления ошибки.
• Отчёт отправлен с неверными персональными данными. Ошибка в ИНН, СНИЛС, датах или суммах может привести к требованию о корректировке и ответственности за непредставление либо недостоверные сведения. Проверяйте протокол приёма отчёта, а не только факт отправки.

Размеры штрафов и порядок отчётности зависят от конкретного нарушения, периода и статуса предпринимателя. Перед исправлением проверьте актуальные нормы на сайтах ФНС и СФР. Для расчёта взносов по льготному тарифу или оценки риска переквалификации лучше получить индивидуальную консультацию.

Финальная проверка перед наймом

Соберите в одну папку патент, региональный закон о ПСН, трудовой договор, согласия и кадровые документы, расчёты зарплаты, подтверждения отправки ЕФС-1 и налоговой отчётности. В календаре поставьте отдельные напоминания для НДФЛ, взносов, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1 и платежей за патент.

Если работник нужен на постоянной основе, не маскируйте трудовые отношения договором услуг. Если патент заканчивается, заранее решите, какой режим будет применяться дальше, и проверьте уведомления. Вопрос о лимите работников нужно пересматривать при каждом новом договоре, а не только при регистрации патента.

[1] ЕНП, или единый налоговый платёж, — способ перечисления налогов и страховых взносов на единый налоговый счёт, с которого ФНС засчитывает деньги в счёт обязательств предпринимателя.