Патент и наёмные сотрудники: как не потерять режим

Если ИП на патенте нанимает сотрудника, требования меняются с даты заключения трудового или гражданско-правового договора: нужно контролировать численность, оформить работника, сдавать отчётность и учитывать взносы при уменьшении стоимости патента. Главный предел — в среднем не больше 15 наёмных работников по всем видам деятельности, на которые распространяется ПСН. Ошибка может привести не только к штрафу за трудовые нарушения, но и к потере права на патент.

Кого касается правило о 15 работниках

Патентную систему применяют только индивидуальные предприниматели. Организация не может купить патент, а самозанятый без статуса ИП не вправе нанимать работников по трудовым договорам в рамках налога на профессиональный доход.

ИП на ПСН может работать один или привлекать сотрудников. Но средняя численность наёмных работников не должна превышать 15 человек. Ограничение учитывают не только по одной торговой точке или одному патенту, а в связи с деятельностью предпринимателя на патентной системе в целом.

В расчёт могут попадать сотрудники по трудовым договорам и исполнители по гражданско-правовым договорам. Поэтому договор с подрядчиком нельзя автоматически считать способом «не учитывать» человека в лимите. Если у договора есть признаки трудовых отношений — постоянная работа по графику, подчинение правилам работодателя, регулярная оплата за процесс, — его могут переквалифицировать.

Патент не запрещает нанимать людей. Он требует заранее посчитать не только работников, но и цену ошибки: потерю режима, перерасчёт налогов и штрафы за неоформленный труд.

Что меняется после найма

До подписания договора проверьте три вещи: не превысит ли численность лимит, позволяет ли выбранный вид деятельности работать с сотрудниками и как найм повлияет на налоговые платежи. Региональные власти определяют виды деятельности и потенциально возможный доход для патента, поэтому условия конкретного патента нужно сверять с законом субъекта РФ и документом, который вы получили от налоговой.

Для уменьшения налога нужны уведомление в налоговую и подтверждающие документы. Порядок зависит от того, за какой период вы платите взносы и к какому патенту они относятся. Перед отправкой уведомления сверьте актуальную форму и порядок заполнения в личном кабинете налогоплательщика или на nalog.gov.ru.

Средняя численность — показатель, который рассчитывают по правилам статистического учёта за период, а не простое количество людей, получивших выплату в последний день месяца. При совместительстве, неполном времени и договорах с исполнителями результат может отличаться от числа штатных единиц.

Как оформить сотрудника без пропущенных сроков

Оформление начинается до фактического выхода человека на работу. Не стоит принимать сотрудника «на испытание без договора»: допуск к работе уже создаёт риски работодателя.

1. Проверьте лимит. Составьте список работников и подрядчиков, связанных с деятельностью ИП. Учтите совместителей, работников на неполном времени и людей по гражданско-правовым договорам по правилам расчёта численности.
2. Выберите договор. Если человек подчиняется вашему графику, работает лично и регулярно получает оплату за процесс, нужен трудовой договор. Гражданско-правовой договор подходит для конкретного результата, а не для постоянной должности.
3. Подпишите документы до начала работы. В трудовом договоре укажите должность или функцию, место работы, условия оплаты, режим времени и другие обязательные условия. Издайте документ о приёме, если он нужен по вашей кадровой схеме, и ознакомьте сотрудника с локальными правилами.
4. Передайте сведения о приёме. Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 при приёме или увольнении передают в Социальный фонд в установленный срок — обычно не позднее следующего рабочего дня после оформления события. Точный порядок зависит от вида кадрового события и способа подачи.
5. Настройте зарплатный календарь. Выплачивайте зарплату не реже чем каждые полмесяца в даты, закреплённые в договоре или правилах работодателя. Отдельно рассчитайте НДФЛ и страховые взносы.
6. Сдавайте отчётность. Работодатель отчитывается по НДФЛ, страховым взносам и сведениям о трудовой деятельности. Сроки зависят от формы и периода; перед каждой отправкой сверяйте календарь ФНС и СФР, поскольку формат и даты могут меняться.
7. Сохраните расчёты для патента. Храните платёжные поручения, реестры зарплаты, уведомление об уменьшении патента и подтверждение его приёма. При проверке важна не только сумма, но и связь взносов с конкретным периодом.

Как платить патент и взносы

Патент сроком до шести месяцев оплачивают одной суммой не позднее окончания срока действия патента. Если патент выдан на срок от шести месяцев до года, одну треть стоимости платят в течение 90 календарных дней с начала действия патента, а оставшиеся две трети — не позднее окончания срока действия.

Эти сроки относятся к стоимости патента, а не к зарплатной отчётности. Зарплата, НДФЛ и страховые взносы идут по собственному календарю. Нельзя перенести платёж по патенту только потому, что вы ещё не получили деньги от заказчика или покупателя.

ИП с работниками может уменьшить стоимость патента на страховые взносы и некоторые связанные с выплатами суммы, но обычно действует ограничение в 50% от стоимости патента. Если у предпринимателя несколько патентов, важно распределить суммы и уведомления так, чтобы не заявить один и тот же платёж дважды. Актуальные правила уменьшения и форму уведомления проверяйте в НК РФ и на сайте ФНС.

Что будет при превышении лимита

Право на ПСН можно потерять, если предприниматель превысил установленную численность работников, нарушил условия применения режима или превысил лимит доходов. Для ПСН действует ограничение дохода 60 млн рублей за календарный год. При совмещении режимов нужно отдельно разобраться, какие доходы относятся к патентной деятельности и как их учитывать.

Утрата права на патент не означает, что налоговая автоматически «оставит» предпринимателя без налога. Возникает необходимость пересчитать обязательства по иному применяемому режиму с начала периода, в котором произошло нарушение. Это может изменить сумму налога, авансов, деклараций и платежей. Порядок зависит от причины утраты и режима, который применял ИП.

Если вы видите, что приближаетесь к лимиту, не ждите конца года. Зафиксируйте дату и обстоятельства превышения, проверьте расчёт численности и сведения в личном кабинете налогоплательщика. При нескольких направлениях деятельности нужна отдельная проверка: ошибка в классификации доходов способна повлиять на весь налоговый расчёт.

Типичные ошибки и штрафы

• Работник приступил без договора. За допуск к работе без оформления трудового договора для ИП предусмотрен административный штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Для должностных лиц и организаций действуют другие суммы.
• Гражданско-правовой договор маскирует трудовые отношения. Если инспекция или трудовая инспекция увидит постоянную работу по должности и под контролем ИП, отношения могут признать трудовыми. Тогда появятся обязанности по зарплате, взносам, отпуску и отчётности за прошлый период.
• Пропущены сведения о трудовой деятельности. За несдачу или нарушение порядка подачи сведений применяются меры ответственности по трудовым и пенсионным правилам. Размер и состав санкций зависят от нарушения, поэтому проверяйте актуальную редакцию норм и требования СФР.
• НДФЛ удержан, но не перечислен вовремя. За налогового агента отвечают отдельно от обязанностей ИП по патенту. Просрочка может повлечь пени и штраф, а точный расчёт зависит от суммы и периода.
• Патент уменьшили без подтверждения. Если уведомление не подано, платёж не подтверждён или взнос отнесён не к тому периоду, налоговая может не принять уменьшение. Не уменьшайте патент «на глаз» до проверки документов.
• Превышен лимит работников. Здесь риск — не только административный штраф. ИП может утратить право на ПСН и пересчитать налог по другому режиму за период нарушения.

Размер ответственности за трудовые нарушения зависит от состава нарушения и повторности. Для ИП повторное нарушение, связанное с неоформлением трудового договора, может повлечь штраф от 30 000 до 40 000 рублей. Налоговые последствия превышения условий патента рассчитываются отдельно и не заменяются этим административным штрафом.

Календарь владельца патента

Сделайте одну таблицу или электронный календарь на каждый патент и каждого сотрудника. В нём должны быть даты начала и окончания патента, дата договора, выплаты зарплаты, перечисления НДФЛ, страховых взносов, подачи ЕФС-1 и расчётов в ФНС.

Перед наймом нового человека повторите проверку численности. Перед увольнением — не удаляйте документы: они подтверждают, сколько сотрудников было у ИП в конкретный период. Если работников становится больше, чем вы планировали, сначала пересчитайте среднюю численность и возможные последствия для ПСН, а уже потом подписывайте новые договоры.

Короткий чек-лист перед подписанием договора

• патент действует на нужный вид деятельности и территорию;
• средняя численность не приближается к пределу в 15 человек;
• договор соответствует реальным отношениям с исполнителем;
• есть график зарплаты и ответственный за НДФЛ и взносы;
• в календаре стоят сроки ЕФС-1 и расчётов работодателя;
• понятно, какие взносы можно заявить к уменьшению патента;
• актуальные формы и сроки проверены на nalog.gov.ru и сайте СФР.