Исполнитель и бывший работодатель: чек-лист по выплатам после увольнения

Правило касается компаний и ИП, которые платят бывшему сотруднику за услуги после увольнения: с 1 января 2019 года доход от бывшего работодателя не признаётся объектом налога на профессиональный доход в течение двух лет после прекращения трудовых отношений. Самозанятый не может законно заменить этим договором зарплату, а бизнес рискует получить обязанности налогового агента и начислить страховые взносы.

Что именно запрещено

Налог на профессиональный доход, или НПД, нельзя применять к выплатам от текущего работодателя. То же правило действует для бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения. Ограничение относится к доходу от конкретного работодателя, а не ко всем заказам самозанятого.

Например, сотрудник уволился 15 мая 2024 года и в июне заключил с прежней компанией договор на настройку рекламы. Получить оплату как самозанятый он не может: такая выплата попадает в период ограничения. При этом он вправе применять НПД к заказам от клиентов, с которыми не состоял в трудовых отношениях, если соблюдает остальные условия режима.

Наличие статуса самозанятого подтверждает регистрацию в качестве плательщика НПД, но не превращает запрещённый доход в доход от самостоятельной деятельности. Чек, сформированный на такую выплату, не снимает с компании обязанностей, которые возникают при выплате дохода физическому лицу.

Главный вопрос для бизнеса — не «есть ли у исполнителя приложение “Мой налог”», а «можно ли применять НПД именно к этой выплате».

Какая дата важна

Отсчёт ведут от даты прекращения трудовых отношений. Проверьте приказ об увольнении, запись в кадровой системе и сведения, которые были переданы в отчётность. Если договор с самозанятым заключают на границе двухлетнего периода, не считайте дату автоматически безопасной: порядок расчёта конкретной календарной даты лучше подтвердить через ФНС или налогового специалиста.

Как квалифицировать выплату

Таблица показывает налоговую квалификацию именно по правилу о бывшем работодателе. Она не отменяет проверку других ограничений НПД: например, режима нельзя использовать для доходов, которые по закону не относятся к объекту налога, и для схемы, маскирующей трудовые отношения.

Чек-лист для предпринимателя

1. До подписания договора запросите подтверждение статуса. Попросите документ, подтверждающий статус исполнителя, или проверьте сведения через сервис ФНС. Проверка должна быть зафиксирована: сохраните документ или результат проверки вместе с документами по договору.
2. Проверьте кадровую историю. Установите, был ли исполнитель вашим работником и когда закончились трудовые отношения. Для бывшего сотрудника зафиксируйте дату увольнения и не применяйте НПД до истечения двух лет.
3. Сравните договор с фактической работой. В документе должны быть конкретный результат или услуга, цена, порядок приёмки и срок. Не подменяйте трудовой график формулировками о «свободном оказании услуг».
4. Если двухлетний срок не закончился, выберите правильный расчёт. При договоре с физическим лицом компания обычно должна оценить обязанности налогового агента по НДФЛ и вопрос о страховых взносах. Конкретный порядок зависит от вида выплаты и статуса исполнителя.
5. Если срок закончился, повторно проверьте статус перед первой оплатой. Статус НПД может быть прекращён, а договор и фактическая работа могут указывать на трудовые отношения даже после двух лет.
6. Получайте чек после расчёта. В нём должны совпадать исполнитель, сумма, дата и описание услуги. Если чек отсутствует или содержит ошибку, запросите исправление и сохраните переписку.
7. Пересмотрите уже проведённые выплаты. Составьте список платежей бывшим сотрудникам за последние два года, сопоставьте их с датами увольнения и проверьте, не использовался ли НПД для запрещённого дохода. При ошибке обратитесь к бухгалтеру или налоговому консультанту до подачи ближайшей отчётности.

Что делать, если договор уже заключён

Не просите исполнителя задним числом изменить описание услуги и не оформляйте фиктивное расторжение. Сначала определите, когда возникла выплата и какие отношения были фактически.

Если деньги перечислены в период ограничения, чек самозанятого нельзя считать достаточным основанием для применения НПД. Бухгалтерии нужно оценить, возникает ли обязанность удержать НДФЛ, подать расчёт налогового агента и начислить страховые взносы. Если срок подачи отчётности ещё не наступил, исправить документы обычно проще, чем ждать требования инспекции.

Если выплата уже отражена в отчётности как операция с самозанятым, подготовьте документы по договору, акту, платежу, чеку и увольнению. Дальнейший порядок зависит от периода, типа договора и того, можно ли исправить расчёт. Универсального безопасного действия для всех случаев нет.

Риск переквалификации в трудовые отношенияДаже после истечения двух лет договор с самозанятым может вызвать вопросы, если человек работает как штатный сотрудник. На риск указывают постоянные одинаковые выплаты, работа по графику компании, подчинение руководителю, рабочее место и оборудование работодателя, регулярное выполнение одной должности вместо отдельного результата.

Один признак ещё не доказывает трудовые отношения. Инспекция и суд оценивают совокупность обстоятельств: кто контролирует процесс, кто несёт риск, можно ли привлечь замену, как принимается результат и насколько исполнитель сам организует работу.

Как снизить риск без фиктивных формулировок

• описать конкретный результат, а не постоянное исполнение должностных функций;
• разделить этапы, сроки и порядок приёмки;
• не устанавливать для подрядчика режим рабочего времени как для сотрудников;
• не использовать табели, заявления на отпуск и другие кадровые документы для отношений по гражданскому договору;
• сохранять переписку, техническое задание, акты и подтверждение передачи результата.

Эти меры не заменяют реальную самостоятельность. Если компания фактически управляет человеком как сотрудником, одна фраза в договоре не устранит риск.

Типичные ошибки и штрафыОплата по чеку без проверки даты увольнения

Самая частая ошибка — бухгалтер видит действующий статус НПД и не проверяет, был ли исполнитель сотрудником. Если выплата относится к периоду ограничения, у компании могут возникнуть обязанности налогового агента. За неправомерное неудержание или неперечисление налога налоговым агентом статья 123 Налогового кодекса предусматривает штраф 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению, если состав нарушения подтверждён.

Кроме штрафа могут возникнуть сам налог, пени и необходимость корректировать расчётность. Итог зависит от конкретной выплаты, документов и того, могла ли компания удержать налог.

Подмена зарплаты договором с самозанятым

Здесь нет одной фиксированной суммы штрафа, которую можно честно назвать для любой ситуации. При переквалификации отношений инспекция может потребовать налоги и страховые взносы, пени и штрафы за соответствующие нарушения отчётности. Размер последствий зависит от периода, выплат и результатов проверки.

Задним числом меняют договор и чек

Исправление технической ошибки допустимо, но изменение документов ради сокрытия бывшего работодателя или трудового характера работы создаёт дополнительный риск. Сохраняйте первоначальные документы и оформляйте исправления с понятной причиной и датой.

Что сообщить бухгалтеру и руководителю

Перед оплатой передайте бухгалтерии короткую карточку проверки: ФИО или наименование исполнителя, статус НПД, дату увольнения, предмет договора, сумму, дату оплаты и предполагаемый налоговый режим по выплате. Если бывший сотрудник предлагает «сэкономить на налогах» только за счёт чека, остановите оплату до проверки.

Для новых проектов установите внутреннее правило: бывший сотрудник не оформляется как самозанятый исполнитель автоматически. Сначала проверяются двухлетний период и признаки трудовых отношений, затем выбирается способ оформления и только после этого проводится платёж.

Сноска. Налоговый агент — организация или предприниматель, который по правилам Налогового кодекса исчисляет, удерживает у получателя и перечисляет в бюджет налог с определённых выплат. Статус налогового агента возникает из характера выплаты, а не из того, как стороны назвали договор.

Вывод

Самозанятый бывший сотрудник не всегда может продолжить работу с прежней компанией через НПД. Для выплат в течение двух лет после увольнения этот режим не применяется, а чек не отменяет обязанности бизнеса правильно квалифицировать доход. Безопасный порядок — проверить дату увольнения, содержание работы, документы и налоговые последствия до первой оплаты, а не после требования инспекции.