Страховые взносы за сотрудников: что платит бизнес

Кого касаются страховые взносы

С 1 января каждого года работодатели — организации и ИП — рассчитывают страховые взносы за сотрудников по правилам, действующим в этом году; прежде чем платить, проверьте актуальные тарифы на сайте ФНС. Взносы начисляют на выплаты по трудовым договорам, а в предусмотренных случаях — по договорам гражданско-правового характера. Это расходы работодателя, а не удержание из зарплаты сотрудника.

Если вы работаете как самозанятый на налоге на профессиональный доход, нанимать работников по трудовым договорам нельзя. У ИП на других налоговых режимах такого общего запрета нет. Но сам статус ИП сам по себе не означает, что у вас есть сотрудники или обязанность платить за них взносы.

Что именно платит работодатель

Платежи делятся на две группы. Первая — страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Обычно их администрирует ФНС, а деньги перечисляют в составе единого налогового платежа. Вторая — взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний: их перечисляют отдельно в Социальный фонд России (СФР).

Точный тариф зависит от категории работодателя, вида деятельности, права на льготу и величины выплат сотруднику. Для части выплат также важна предельная база — годовой порог, после которого может применяться другой тариф. Ставки и лимиты меняются, поэтому не переносите расчёт из прошлогодней таблицы в новый год: сверяйте их на nalog.gov.ru и в личном кабинете.

Предельная база¹ — установленная на год сумма выплат работнику, с которой страховые взносы считают по соответствующим правилам. Проверьте актуальный порог для нужного года и категории плательщика.

Как рассчитать сумму

Обычно расчёт ведут отдельно по каждому сотруднику и каждому месяцу. За основу берут облагаемые выплаты: например, зарплату и некоторые премии. Не все выплаты сотруднику облагаются взносами, а для отдельных категорий плательщиков действуют особые условия. Поэтому нельзя просто умножить весь фонд оплаты труда на одну ставку, не проверив состав выплат и право на льготу.

1. Соберите выплаты за месяц. Разделите их по сотрудникам и определите, какие облагаются взносами.
2. Проверьте тариф и льготы. Уточните их по своему статусу, виду деятельности и актуальным правилам на сайте ФНС.
3. Рассчитайте взносы по каждому человеку. Если выплаты достигли предельной базы, проверьте, как это влияет на расчёт.
4. Отдельно рассчитайте взносы на травматизм. Для них важны тариф, присвоенный работодателю, и льготы, если право на них есть.
5. Сверьте расчёт с отчётностью и платежами. Суммы и периоды в расчётах не должны расходиться с бухгалтерским учётом.

Календарь платежей и отчётности

Ниже — общий порядок для работодателей. Конкретную дату проверяйте в налоговом календаре: если срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, применяется перенос по правилам налогового законодательства. Для отдельных страхователей и ситуаций могут действовать особенности.

РСВ — квартальный расчёт, который сдают в ФНС. Сведения в ЕФС-1 подают в СФР: состав и сроки зависят от раздела и события. Если вы впервые нанимаете сотрудника, проверьте обязанности по кадровой отчётности отдельно: сроки для сведений о приёме и увольнении отличаются от сроков по ежемесячным взносам.

Главный риск — не только пропустить платёж. Ошибка в отчётности может привести к недоимке, пеням и необходимости исправлять данные сразу в двух ведомствах.

Что сделать по шагам

1. В день найма и до первой выплаты настройте кадровый и зарплатный учёт, определите, кто отвечает за расчёт взносов и сдачу отчётности.
2. Каждый месяц рассчитайте взносы по каждому сотруднику и отдельно сумму на травматизм. Сверьте актуальные тарифы и лимиты на nalog.gov.ru и в личном кабинете налогоплательщика.
3. До 25-го числа следующего месяца подайте уведомление в ФНС, если оно требуется для корректного распределения платежа. Если не уверены, требуется ли уведомление в вашей ситуации, проверьте порядок в актуальных разъяснениях ФНС.
4. До 28-го числа следующего месяца перечислите взносы, которые администрирует ФНС, в составе единого налогового платежа.
5. До 15-го числа следующего месяца перечислите взносы на травматизм в СФР.
6. После окончания квартала сдайте РСВ в ФНС и соответствующие сведения ЕФС-1 в СФР в установленные для них сроки. Проверьте квитанции о приёме: отправленный файл ещё не означает, что отчёт принят.

Типичные ошибки и возможные последствия

• Удерживать взносы из зарплаты. Страховые взносы работодатель платит за свой счёт. Удерживать их из зарплаты сотрудника как налог нельзя.
• Применять прошлогодний тариф или лимит. Из-за этого сумма может оказаться неверной. До расчёта сверяйте правила текущего года на сайте ФНС.
• Путать даты ФНС и СФР. Платёж на травматизм и сведения о нём — отдельная часть обязанностей работодателя, не заменяющая расчёт и уплату взносов через ФНС.
• Не сдать РСВ вовремя. За непредставление расчёта в срок НК РФ предусматривает штраф: 5% не уплаченной в срок суммы взносов, подлежащей уплате по этому расчёту, за каждый полный или неполный месяц просрочки; минимум — 1 000 рублей, максимум — 30% этой суммы. При нулевом расчёте минимальный штраф может сохраняться.
• Решить, что поздний платёж автоматически означает такой же штраф. Последствия зависят от того, какой платёж просрочен и насколько. За несвоевременную уплату могут начислить пени; проверьте состояние единого налогового счёта и расчёты с СФР.

Если вы пропустили срок

Не откладывайте исправление. Сначала выясните, что именно просрочено: платёж, уведомление или отчёт. Подайте недостающие сведения, перечислите сумму и проверьте начисления в личном кабинете ФНС или СФР. Если ошибка затронула уже сданный РСВ или ЕФС-1, уточните порядок подачи корректировки для соответствующего отчёта. Чем дольше сохраняется расхождение, тем сложнее понять, откуда возник долг.

Перед выплатой зарплаты полезно вести единый календарь работодателя: даты платежей, сдачи отчётности и кадровых событий. Раз в квартал сверяйте расчёты с ведомствами, особенно если у вас появились льгота, новый вид деятельности или первый сотрудник.

¹ Предельная база — годовой порог выплат, который используют при расчёте страховых взносов. Её значение и правила применения проверяйте для конкретного года на официальном сайте ФНС.