Зарплата и взносы: как не потерять расходы

Для ИП и организаций на УСН расчёты с сотрудниками за 2025 год нужно вести с учётом двух разных механизмов: зарплата и страховые взносы уменьшают налоговую базу на объекте «доходы минус расходы», а на объекте «доходы» сами по себе расходами не становятся, но могут уменьшить исчисленный налог в пределах установленных ограничений. Ошибка в выборе механизма, сроках уведомлений или составе расходов приводит к доплате налога, пеням и штрафам.

Сначала определите, как работает ваша УСН

На УСН с объектом «доходы минус расходы» организация или ИП учитывает документально подтверждённые затраты из закрытого перечня. К расходам относятся выплаты работникам в рамках трудовых отношений, а также начисленные страховые взносы. Важны не только факт перевода денег, но и документы: трудовой договор, расчётная ведомость, платёжное поручение, табель или иной документ, подтверждающий начисление.

На объекте «доходы» зарплата и взносы не уменьшают доходы. Они влияют на сам налог через вычет страховых взносов и некоторых выплат по временной нетрудоспособности. Если у ИП или организации есть сотрудники, уменьшение обычно ограничено половиной исчисленного налога за соответствующий период. У ИП без работников ограничения работают иначе, поэтому считать уменьшение нужно отдельно для каждого налогоплательщика.

Сноска. Объект налогообложения — выбранный вариант расчёта УСН: с доходов либо с разницы между доходами и подтверждёнными расходами. Он указывается в уведомлении о переходе на УСН и определяет, как именно учитывать выплаты бизнесу.

Главная проверка перед сдачей декларации проста: вы должны понимать, уменьшаете расходы или уже рассчитанный налог. Смешивать эти два механизма нельзя.

Какие выплаты можно учитывать

Зарплата и премии

На объекте «доходы минус расходы» учитывают начисленную зарплату по трудовым договорам, компенсационные и стимулирующие выплаты, если они предусмотрены системой оплаты труда и подтверждены документами. Премия не становится безопасным расходом только потому, что её перечислили сотруднику. В положении об оплате труда или другом локальном документе должны быть понятны основания, порядок и размер выплаты.

Зарплата директора-учредителя также требует аккуратного оформления. Нужны трудовой договор, приказ или решение о выплате, расчёт зарплаты и фактическое исполнение трудовых обязанностей. Если выплата существует только на бумаге и не связана с работой, её могут исключить из расходов.

Страховые взносы

Работодатель начисляет взносы на выплаты, которые входят в базу для обязательного страхования. Для целей УСН важно разделять начисление и перечисление: сумму нельзя просто включить в расходы без расчёта и подтверждающих документов. Состав облагаемых выплат зависит от их вида, статуса получателя и применяемых льгот, поэтому нестандартные выплаты лучше проверять по действующим разъяснениям ФНС.

Взносы за работников перечисляют единым налоговым платежом в установленный срок, обычно не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления. Если дата выпадает на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день. Перед платежом проверьте актуальный календарь в личном кабинете и на nalog.gov.ru.

НДФЛ не равен расходу работодателя

НДФЛ удерживается из дохода работника. Компания или ИП выступает налоговым агентом: удерживает налог, перечисляет его в бюджет и отчитывается перед ФНС. Удержанная сумма не является собственным расходом бизнеса в том же смысле, что начисленная зарплата или страховые взносы. В учёте её нужно отделять от суммы, которую работодатель начислил за свой счёт.

Пошаговый порядок работы в течение года

1. До начисления зарплаты. Проверьте трудовые договоры, штатное расписание, положение об оплате труда и документы по премиям. Для самозанятого, который не является работодателем, трудовые выплаты отсутствуют; договор с исполнителем нужно оценивать по фактическим отношениям, а не по названию договора.
2. Каждый месяц. Начислите зарплату, отдельно рассчитайте НДФЛ и страховые взносы, оформите ведомость или другой первичный документ. Зарплату выплачивайте не реже чем каждые полмесяца, а окончательный расчёт за месяц — в срок, установленный трудовым законодательством и локальными документами.
3. До 25-го числа. Проверьте обязанность представить уведомление о рассчитанных суммах налогов и взносов. Конкретный состав уведомления зависит от платежа и порядка его перечисления; сведения подают через личный кабинет или по установленному электронному формату.
4. До 28-го числа. Перечислите страховые взносы и удержанный НДФЛ в сроки, которые действуют для соответствующего периода. По НДФЛ даты зависят от периода удержания, поэтому нельзя автоматически переносить на него срок взносов.
5. До 25-го числа месяца после квартала. Сдайте расчёт по страховым взносам и расчёт 6-НДФЛ, если обязанность возникла. Для годовой отчётности действуют отдельные сроки, которые нужно сверить с календарём ФНС.
6. При подготовке декларации по УСН. На объекте «доходы минус расходы» сверьте книгу учёта доходов и расходов с зарплатными регистрами, расчётами и банковскими выписками. На объекте «доходы» проверьте, что в уменьшение налога попали только допустимые суммы и не превышен установленный предел.

До какого числа платить и отчитываться

У зарплаты нет единой даты для всех компаний: срок выплаты закрепляют в правилах работодателя, но он должен соответствовать требованиям трудового законодательства. Сроки налоговых платежей и отчётности зависят от вида платежа и периода. Поэтому безопаснее составить отдельный календарь по каждому сотруднику и не использовать одну дату для зарплаты, НДФЛ, взносов и УСН.

Типичные ошибки и возможные санкции

Размер последствий зависит от вида нарушения, периода просрочки, суммы налога и того, исправил ли бизнес ошибку самостоятельно. Ниже — не полный перечень, а контрольные точки, которые чаще всего приводят к затратам.

• Просрочка расчёта или декларации. За непредставление налоговой декларации может применяться штраф в размере 5% не уплаченной в срок суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, но с установленными законом минимальным и максимальным пределами. Если декларация нулевая, расчёт санкции может отличаться.
• Непредставление уведомления о рассчитанных налогах. За непредставление такого уведомления предусмотрен штраф 200 рублей за каждый документ. Даже если денег на едином налоговом счёте достаточно, отсутствие уведомления может создать проблему с распределением платежа.
• Просрочка платежа. На недоимку начисляются пени. Их сумма зависит от размера задолженности, периода просрочки и действующей ключевой ставки, поэтому её нельзя надёжно определить без даты и суммы.
• Ошибочный вычет на УСН «доходы». Если взносы уменьшили налог сверх разрешённого ограничения, недоимку придётся доплатить с пенями. При умышленном или грубом нарушении могут применяться дополнительные налоговые санкции.
• Подмена трудовых отношений договором с самозанятым. Если человек фактически работает как сотрудник — по графику, под контролем компании и с регулярной оплатой, — одного текста договора недостаточно. Переквалификация может повлечь доначисления, пени и штрафы.

Точные суммы штрафов и порядок расчёта зависят от конкретного нарушения и действующей редакции Налогового кодекса. Перед исправлением отчётности проверьте расчёт в личном кабинете налогоплательщика или запросите сверку с бюджетом.

Как провести внутреннюю проверку за один рабочий день

Соберите в одну папку трудовые договоры, приказы, табели, расчётные ведомости, платежные документы, уведомления и квартальные расчёты. Затем сопоставьте три суммы: начисленную зарплату, удержанный НДФЛ и начисленные взносы. Они не должны механически совпадать, но каждая разница должна иметь объяснение.

После этого сравните выплаты с книгой учёта доходов и расходов. Для УСН «доходы минус расходы» проверьте дату признания и наличие подтверждающих документов. Для УСН «доходы» пересчитайте уменьшение налога отдельно по кварталам и за год: переплата взносов не всегда означает право уменьшить налог на ту же сумму в выбранном периоде.

Если обнаружили ошибку, сначала определите её тип: неверное начисление, просроченный платёж, неправильное уведомление или ошибка в декларации. Затем подайте корректирующие документы и доплатите налог и пени, если они возникли. Не откладывайте исправление до требования инспекции: добровольное уточнение не отменяет санкции автоматически, но помогает не накапливать задолженность.

Что проверить перед закрытием года

• Все ли сотрудники оформлены по фактическому характеру работы.
• Есть ли документы на премии, компенсации и выплаты директору.
• Совпадают ли начисления, банковские платежи и данные расчётов.
• Переданы ли уведомления и отчётность в актуальных форматах.
• Не включён ли удержанный НДФЛ в собственные расходы работодателя.
• Правильно ли применён лимит уменьшения налога на УСН «доходы».
• Сверены ли сроки и ставки на nalog.gov.ru, особенно при расчётах за новый год.

Важно. Налоговые правила, формы уведомлений, ставки страховых взносов, лимиты и календарь платежей меняются. Перед расчётом за конкретный период проверяйте актуальную редакцию Налогового кодекса и разъяснения ФНС. Материал не заменяет консультацию бухгалтера или налогового специалиста.