Зарплата и взносы: как учесть расходы

С 1 января 2025 года ИП и организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» могут учитывать начисленную зарплату и страховые взносы сотрудников при расчёте налоговой базы, а плательщики с объектом «доходы» — уменьшать налог на уплаченные взносы в установленных пределах. Ошибка в объекте налогообложения, документах или сроках превращает обычные расходы в доначисление, пени и штраф.

Сначала определите объект налогообложения

На УСН есть два объекта: «доходы» и «доходы минус расходы». Зарплата по-разному влияет на налог в каждом из них.

Точную ставку УСН и региональные особенности нужно проверять в актуальной редакции Налогового кодекса и на сайте ФНС. Регион может устанавливать пониженные ставки для отдельных видов деятельности, но это не отменяет требований к документам и учёту.

Как работает учёт зарплаты на объекте «доходы минус расходы»

Расходом считается не перевод денег сотруднику как таковой, а обоснованная и документально подтверждённая выплата за труд. Обычно в учёте участвуют начисленная заработная плата, компенсационные и стимулирующие выплаты, предусмотренные трудовыми документами, а также страховые взносы.

НДФЛ, удержанный из зарплаты работника, не становится дополнительным расходом работодателя. Например, если сотруднику начислили 100 000 рублей, эта сумма составляет начисленную зарплату. Часть денег работодатель удержит как НДФЛ и перечислит в бюджет, а остаток получит сотрудник. Повторно добавить удержанный налог к расходам нельзя.

Страховые взносы работодателя — отдельная статья. Они начисляются сверх зарплаты и не должны смешиваться с НДФЛ. Для признания расходов важны начисление, отражение в учёте и уплата в установленный срок.

Зарплата уменьшает налог не потому, что деньги ушли с расчётного счёта, а потому, что выплата подтверждена трудовыми документами, правильно начислена и отражена в налоговом учёте.

Пример расчёта

Допустим, за квартал компания получила 1 000 000 рублей дохода. Работникам начислили 300 000 рублей зарплаты, страховые взносы составили 90 000 рублей, а другие подтверждённые расходы — 200 000 рублей.

• доход — 1 000 000 рублей;
• зарплата — 300 000 рублей;
• страховые взносы — 90 000 рублей;
• прочие расходы — 200 000 рублей;
• расчётная база до применения ставки — 410 000 рублей.

Сумма налога определяется как 410 000 рублей, умноженные на действующую ставку для вашего региона и вида деятельности. В конце года нужно также проверить минимальный налог: для объекта «доходы минус расходы» действует правило о минимальном налоге в размере 1% от доходов за налоговый период. Если обычный расчёт окажется меньше минимального, к доплате может возникнуть разница.

Пример условный: он не показывает универсальную ставку и не учитывает авансовые платежи. Реальный расчёт зависит от периода, региона, состава расходов и того, когда обязательства были фактически исполнены.

Если объект — «доходы»

При объекте «доходы» зарплата и прочие затраты не вычитаются из выручки. Налог считают с доходов, а затем уменьшают на страховые взносы и некоторые другие предусмотренные платежи.

Для ИП без работников действует один порядок уменьшения, для ИП и организаций с работниками — другой. При наличии сотрудников уменьшение налога ограничено 50% от его суммы. Для ИП без работников ограничение может применяться иначе, но конкретный результат зависит от состава платежей и статуса предпринимателя.

Например, если налог за период начислен в размере 40 000 рублей, а взносов за сотрудников уплачено 25 000 рублей, нельзя автоматически считать, что налог станет равен 15 000 рублей: сначала проверяют ограничение, дату уплаты и то, к какому периоду относятся платежи. Если взносов уплачено больше, остаток не всегда можно перенести для уменьшения налога без дополнительных условий.

Нельзя одновременно вычесть зарплату из доходов и ещё раз уменьшить налог на ту же сумму. При объекте «доходы» зарплата влияет на финансовый результат бизнеса, но не уменьшает налоговую базу напрямую.

Какие документы нужны

Для расходов на персонал нужна связка документов, а не один платёжный лист. Минимальный набор зависит от ситуации, но обычно включает:

1. трудовой договор или гражданско-правовой договор, если он действительно соответствует характеру работ;
2. штатное расписание, положение об оплате труда или другие документы, которые объясняют систему выплат;
3. табель, расчётную ведомость или иной документ, подтверждающий начисление;
4. платёжные документы по зарплате, НДФЛ и страховым взносам;
5. расчёты и отчётность, где отражены выплаты и обязательства.

Документы должны быть согласованы между собой. Если в договоре указана одна зарплата, в расчётной ведомости другая, а в банковской выписке третья, инспекция может исключить спорную сумму из расходов.

Страховые взносы — обязательные платежи работодателя на пенсионное, медицинское и социальное страхование работников. Они отличаются от НДФЛ: НДФЛ удерживается из дохода сотрудника, а страховые взносы начисляются работодателем сверх зарплаты.

Что сделать владельцу бизнеса по шагам

1. Проверьте порядок расчёта. Посмотрите уведомление о переходе и данные в личном кабинете. Не переносите зарплатные расходы в расчёт, пока не убедились, что применяемый порядок позволяет их учитывать.
2. Закройте начисления за месяц. Зафиксируйте отработанное время, начисленную зарплату, удержанный НДФЛ и страховые взносы. Не заменяйте начисление простой выпиской из банка.
3. Перечислите обязательные платежи в срок. Зарплату, НДФЛ и страховые взносы нужно перечислять по отдельным правилам и срокам. Для страховых взносов работодателя общий срок — не позднее 28-го числа следующего месяца, если для конкретного платежа не действует специальное правило. Актуальный календарь проверяйте в личном кабинете ФНС.
4. Сдайте расчёты. Расчёт по страховым взносам и расчёт 6-НДФЛ подают в сроки, установленные для соответствующего отчётного периода. Перед отправкой сверяйте календарь ФНС: перенос выходного дня может изменить дату.
5. Посчитайте аванс по УСН. На объекте «доходы минус расходы» включите только подтверждённые расходы, а на объекте «доходы» проверьте допустимое уменьшение налога на уплаченные взносы.
6. Сверьте годовой результат. Проверьте минимальный налог, авансы, переплату и задолженность. При изменении объекта или режима не переносите старую логику автоматически на новый период.

Типичные ошибки и штрафы

Зарплату включают в расходы без подтверждения

Инспекция может исключить выплату, если нет трудового договора, начисления или связи с деятельностью. Последствие — увеличение налоговой базы, доплата налога и пени. Универсального штрафа именно за каждую неподтверждённую зарплатную выплату нет: ответственность зависит от того, привело ли нарушение к неуплате и как оформлены документы.

НДФЛ принимают за расход работодателя

Удержанный НДФЛ — часть начисленного дохода сотрудника, а не дополнительная выплата за счёт компании. Добавление его к зарплате завышает расходы.

Пропускают декларацию по УСН

За несвоевременную подачу декларации применяется штраф 5% от не уплаченной в срок суммы налога по декларации за каждый полный или неполный месяц просрочки. Штраф не может быть меньше 1 000 рублей и обычно ограничен 30% этой суммы. Если налог не уплачен из-за занижения базы, может применяться штраф 20% от недоимки, а при доказанном умысле — 40%.

Путают срок отчётности и срок уплаты

Подать расчёт и перечислить деньги — разные обязанности. Даже если налог уже посчитан, просрочка платежа может привести к пеням. Перед отправкой платежа проверьте КБК, период, сумму и состояние единого налогового счёта.

Что проверить перед закрытием квартала

• все сотрудники оформлены и выплаты соответствуют договорам;
• зарплата начислена, а не только перечислена;
• НДФЛ не включён в расходы сверх начисленной зарплаты;
• страховые взносы отражены отдельной строкой;
• платёжные документы совпадают с расчётами;
• для объекта «доходы» проверено ограничение уменьшения налога;
• для объекта «доходы минус расходы» проверен минимальный налог;
• сроки декларации, расчётов и платежей сверены с актуальным календарём ФНС.

Если бизнес менял режим, нанимал сотрудников в середине года или выплачивал премии, отпускные и компенсации, расчёт лучше проверить отдельно. В таких ситуациях важны не только суммы, но и даты начисления, выплаты и перечисления обязательных платежей.