Декларация по упрощённой системе налогообложения: кто сдаёт, когда и как заполнить

ИП и организации на УСН отчитываются за 2025 год по разным срокам: организации подают декларацию не позднее 25 марта 2026 года, а предприниматели — не позднее 27 апреля 2026 года, поскольку 25 апреля выпадает на выходной. Самозанятые без статуса ИП декларацию по УСН не сдают: налог на профессиональный доход — другой режим.

Что такое декларация по УСН

Декларация по УСН — это годовой отчёт, в котором вы показываете налоговой доходы, расходы, авансовые платежи и итоговую сумму налога. Её сдают один раз за год. Квартальной декларации по упрощёнке нет, но авансы перечисляют в течение года.

Декларация нужна даже в ситуациях, когда бизнес временно не работал. Если вы сохраняли статус ИП или организации на УСН, но не получили доход, обычно подают нулевую декларацию. Отсутствие операций не отменяет обязанность отчитаться.

Упрощёнка — специальный налоговый режим, при котором налог считают либо с доходов, либо с доходов за вычетом подтверждённых расходов. Конкретный объект налогообложения указан в уведомлении о переходе на УСН и в документах налогоплательщика.

Главная ошибка — считать декларацию отчётом только о доплате. В ней нужно показать весь годовой расчёт, даже если авансы уже перечислены и по итогам года ничего доплачивать не нужно.

Кто сдаёт декларацию

Отчёт подают организации и ИП, которые применяли УСН хотя бы часть отчётного года. Это относится к бизнесу с объектом «доходы» и к бизнесу с объектом «доходы минус расходы».

Если предприниматель прекратил деятельность на УСН в течение года, он не ждёт обычного годового срока. После прекращения деятельности нужно подать декларацию в специальный срок, установленный для такого случая, и уплатить налог. Дату лучше проверить в актуальной редакции Налогового кодекса или в личном кабинете ФНС: она зависит от основания прекращения работы.

При переходе на другую систему налогообложения также могут появиться отдельные обязанности за период работы на УСН. Например, при утрате права на упрощёнку декларацию за период применения режима подают по правилам, которые зависят от даты и причины утраты права.

Сроки за 2025 год

Сроки в таблице относятся к декларации и налогу за 2025 год. Для других периодов календарь может отличаться из-за выходных и переносов. Перед отправкой проверьте даты на nalog.gov.ru или в личном кабинете налогоплательщика.

Авансовые платежи по упрощённой системе налогообложения перечисляют после первого квартала, полугодия и девяти месяцев. Крайний срок обычно приходится на 28-е число месяца, следующего за соответствующим периодом. В декларации эти авансы учитывают при расчёте годовой суммы.

Как заполнить декларацию

Форма декларации зависит от действующих требований ФНС. Не скачивайте старый файл из случайного блога: налоговая может не принять документ из-за устаревшего формата. Безопаснее заполнить декларацию в личном кабинете, бухгалтерской программе или сервисе ФНС, который использует актуальную форму.

1. Соберите данные за год. Возьмите книгу учёта доходов и расходов, банковские выписки, кассовые документы, сведения о возвращённых платежах и документы по расходам.
2. Определите объект УСН. Для объекта «доходы» считают налоговую базу по поступлениям, которые учитываются по правилам УСН. Для объекта «доходы минус расходы» отдельно проверяют, можно ли включить каждый расход и есть ли подтверждающие документы.
3. Сверьте авансы. Сопоставьте расчёт с платежами, которые уже прошли в бюджет. Ошибка в одной цифре может превратить переплату в недоимку или, наоборот, показать долг, которого нет.
4. Проверьте уменьшение налога. ИП с работниками и без работников применяют разные правила уменьшения налога на страховые взносы. Не переносите расчёт из прошлого года автоматически: порядок зависит от ситуации и актуальной редакции НК РФ.
5. Заполните и подпишите отчёт. Организации обычно направляют декларацию электронно. ИП может использовать электронную отправку или иной разрешённый способ, если конкретная форма и статус налогоплательщика это допускают.
6. Сохраните подтверждение. Оставьте квитанцию о приёме, протокол проверки формата и копию отправленного файла. Скриншота черновика недостаточно, если возникнет спор о сроке подачи.

Что проверить до отправки

Доходы

Сверьте декларацию не только с банковским счётом. В доходы могут попадать расчёты наличными, поступления через эквайринг, агентские операции и другие суммы, которые не выглядят как обычный перевод от клиента. Возвраты и ошибочные платежи учитывают по отдельным правилам — их нельзя просто вычеркнуть из выписки.

Расходы

Для объекта «доходы» расходы не уменьшают налоговую базу, хотя страховые взносы могут влиять на итоговый налог в установленном порядке. Для объекта «доходы минус расходы» нужны одновременно экономическая обоснованность, подтверждение оплаты и возможность включить затраты в закрытый перечень расходов для УСН.

Минимальный налог

При объекте «доходы минус расходы» годовой налог может сравниваться с минимальным налогом. Если расчётная сумма меньше установленного минимального уровня, возникает обязанность уплатить минимальный налог. Точную ставку и порядок переноса разницы нужно сверить в актуальной редакции НК РФ: налоговые правила меняются.

Типичные ошибки и ответственность

• Пропуск срока. За непредставление декларации предусмотрен штраф в размере 5% от не уплаченной в срок суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки. Общий размер штрафа ограничен законом, но не может быть меньше 1 000 рублей. Если декларация нулевая, на практике применяется минимальный штраф. Кроме того, налоговая может приостановить операции по счетам при длительной неподаче отчётности.
• Занижение налога. Если из-за ошибки налог оказался меньше, могут начислить недоимку, пени и штраф. До подачи уточнённой декларации проверьте, нужно ли сначала погасить недоимку и пени.
• Неверный объект налогообложения. Предприниматель иногда заполняет форму как «доходы минус расходы», хотя весь год работал на объекте «доходы». Исправлять нужно не только одну строку, а весь расчёт.
• Несовпадение с книгой учёта. Цифры в декларации, книге учёта, банковских выписках и кассовых документах должны объяснять друг друга. Иначе вопрос может возникнуть даже при небольшой сумме налога.
• Игнорирование уведомлений ФНС. Если инспекция прислала сообщение о несоответствии или не приняла файл, сама попытка отправки не заменяет принятую декларацию. Проверьте статус документа и отправьте исправленный вариант в срок.

Размер штрафа за просрочку зависит от суммы налога и продолжительности нарушения. При уточнённой декларации последствия тоже зависят от того, когда обнаружили ошибку, был ли уже получен акт проверки и погашена ли недоимка. Не рассчитывайте, что уточнение автоматически отменит все санкции.

Что делать, если не успеваете

Не ждите последнего дня. Если данные ещё не собраны, подготовьте хотя бы рабочий расчёт, проверьте доступ к электронной подписи и выясните, кто отправит декларацию. При пропуске срока подайте отчёт как можно быстрее: каждый полный или неполный месяц просрочки влияет на расчёт штрафа.

Если после отправки нашли ошибку, не заменяйте уже принятую декларацию новым первичным отчётом без проверки порядка исправления. Обычно для этого используют уточнённую декларацию, но способ действий зависит от характера ошибки и наличия недоимки.

Короткий чек-лист

• Проверить, что бизнес действительно применял УСН в 2025 году.
• Уточнить объект налогообложения.
• Сверить доходы и расходы с книгой учёта и выписками.
• Проверить авансовые платежи.
• Заполнить актуальную форму декларации.
• Отправить её до 25 марта 2026 года для организации или до 27 апреля 2026 года для ИП.
• Сохранить подтверждение приёма и отдельно проверить срок уплаты налога.

Примечание. Уточнённая декларация — отчёт, который заменяет ранее принятую декларацию и исправляет обнаруженную ошибку. Порядок её подачи и последствия зависят от конкретной ситуации.